厦门市新华书店(简称市店)成立于1958年，是全民所有制企业化管理的事业单位。全店以图书为主，多种经营为辅，经营项目包括图书、报刊、音像制品、文化用品、会计账簿、晒图复印等。为厦门市两个文明建设作出了积极的贡献，多次受到省市及国家有关新闻出版部门的表彰奖励，在同行业中拥有较高的知名度。面对竞争激烈的图书市场，市店始终坚持走扩大外延改造内涵之路，不断深化企业内部改革，健全完善内部管理制度，加大网点建设的力度，建成了辐射全市的发行网络，城乡网点统一实行连锁经营。组建内部计算机业务网络系统，努力实现物质技术设备和管理手段额度现代化。
单位规模的迅速扩展给管理带来了巨大挑战，也带来了以下一些储如市店各部门与分布于全市各网点间因信息沟通交流不畅、文件传递不及时、行政事务处理过程复杂、资源共享与利用不足等问题，导致整体劳动强度、出错率、办公成本都呈快速增长，而效率却无相应增长等情况。为了求得更快的发展和加入WTO后的竞争优势，保持良好的发展势头，市店在企业信息
2001年7月，市店通过内部招标择优向厦门合强软件有限公司购买了合强OA2000办公自动化软件，该软件具国内领先的通用性、易用性、实用性等特点，是一个较为成熟和进步的综合内部办公信息系统。仅一个月多，合强即完成了对市店办公自动化系统的应用规划、实施与培训、调整与试用等工作，8月初，办公自动化系统即顺利投入应用。
办公自动化给市店带来了巨大的变化，在这个变化过程中，市店正确的目标定位和产品选择，以及领导重视和各部门积极配合等因素，都是系统建设过程能顺利进行的基础，是确保办公自动化系统能够投入应用并产生效益的前提。经双方的共同努力和合作，市店办公自动化系统成为合强软件的又一成功应用案例，本文尝试从以下几个角度展开分析，进行总结，其经验对众多正在或即将开展办公自动化的用户单位应具有一定的借鉴和推广价值。
规划科学、定位明确
根据市店的信息化建设总体目标，以合强OA2000办公自动化系统为基础，在市店内部搭建起适合需要的并逐步建立起满足内部发展的综合办公信息系统，达到进一步节约办公成本，简化并规范办事程序，提高效率，提高整体竞争优势等目的。
为实现上述目标，市店在办公自动化系统建设过程中，所遵循的原则是根据内部工作需要和实际状况，通过内部有效的协调、规范和组织，充分利用现有计算机网络资源来发挥最大作用，既考虑了近期投资能力和建设目标，又要为市店业务的进一步发展和系统扩展留有余地，系统具实用性、灵活性、超前性、稳定性、安全性和开放性，实现投入与效益产出的最佳结合。
考虑到整体计算机应用及管理水平，以及当前存在的一些问题，确定现阶段办公自动化首要实现目标，将所有工作人员集中到一个办公桌面(即办公自动化系统)上来进行协同办公，减少用户操作难度，增加亲和度;降低成本，延伸管理理念。共享资源，从而在信息发布、收集和交流，文件处理和管理、事务流程处理及过程控制、资源有效共享等方面率先通过办公自动化得以完美实现。
组织得当、推广有力
OA系统涉及面很大，要改变传统的办公模式，单靠技术人员闭门造车是不行的。在系统规划与建设过程中，我们得到了市店内各级领导的高度重视和大力支持。为加强组织与协调，专门成立了由分管领导(副总经理)、项目负责人(办公室主任、信息部经理)在内的系统建设领导小组，
组成了由技术雄厚、人员稳定的实施队伍(信息部技术人员、合强公司服务工程师)和有关部门人员(各部门经理)相结合的工作小组。市店内部组织了多次的信息化工作协调会，我们将该系统定位为办公及信息资源管理系统，要求全体员工积极配合使用并身体力行。通过办公自动化建
根据市店内部信息化应用现状及人员计算机应用水平特点，制定了周详的培训计划并采取以下措施予以实施。
系统管理员级培训。组织项目小组成员二人参加并通过了合强公司每周一期的系统管理员培训课程，系统掌握办公自动化理论知识，达到能结合单位内需求现状及OA系统功能特点进行规划、构建和实施;能开展日常的系统监控、调试、维护、调整和管理工作;能组织后续的应用人员操作培训;能完成简单的二次开发工作等目标。
组织多次的培训及工作协调会。项目前期的协调会是以培训为主协调为辅，让相关的参与部门及人员了解OA知识、OA系统功能与结构，据此制订适合各部门应用的系统定制方案;项目中期的协调会是以协调为主培训为辅，以解决项目建设过
应用人员培训。分批次组织各部门岗位的人员参加系统操作培训，针对各岗位特点，兼顾领导的日程安排，制订有针对性的培训课程，按共同掌握知识点、个人掌握知识点分类培训，在人员熟练掌握系统操作的同时，增加对系统应用规范的培训，提高人员的规范意识。为提高员工的应用水平，采取了一些可行的措施，例如，竞争上岗、与质效考核挂勾等等，增强员工的重视程度。通过科学的培训，市店内部所有应用人员均熟练掌握OA系统操作及应用要领，大大提高了工作效率。
在系统建设过程中，市店信息部还特别制定了系统建设标准及规范，
建立OA系统所必须依据的统一技术规范、指标体系、过程协调机制、运行管理制度等，确保系统成功构建和应用。在系统建设后期，逐步制定了相关的系统建设和管理制度，制定了具体的意见收集、问题上报、需求调整、系统优化及改善计划的上报及反馈制度，进一步明确和规范了系统应用管理方法。
在实施OA系统的过程中，项目小组首先对各项业务与事务管理模式进行了深入而细致的调研，通过一定时间的试运行和有针对性的调试计划，充分暴露问题，以进一步优化、提高、完善系统。以使技术特色与管理完美结合。实现了全店的办公现代化、信息资源化、传输网络化与决策科学化。
先进信息技术与业务管理的统一
全店现有在职员工366人，设有经理室、办公室、人事政工部、计财部、图书业务部、电脑室、储运部、课本发行部等部门，分别位于一幢办公楼内各楼层;有中山门市等数十个门市网点分布在全市各区。在建设OA系统前，单位已拥有完善的网络资源，实现了全市各网点与总部的顺畅连接，总店内部用百兆局域网，重点门市用专线、其它门市用ADSL与市店总部实现连接。配置专用企业级应用服务器，确保OA系统的高效稳定运行。
市店的办公自动化系统是基于合强OA2000办公自动化软件实现的，它是在总结了大量的政府机关和企事业单位对日常的事务处理、工作监控，及领导辅助决策需求的基础上，以现代管理理论为指导，抽象出通用OA模型，基于业界领先的Lotus Domino/Notes R5群件平台开发的通用产品。它提供了基于Lotus Domino/Notes R5的先进技术和平台优势，结合国内办公自动化特点，提供先进的协同办公能力，主要是达到以下两方面目标:一是具备功能强大的信息发布、收集、管理和综合利用效能，彻底改变组织内资料重复、混乱、不共享的现状，实现各种知识的不断积累、管理、再利用;二是以提高协同工作效率为目的，使组织中的各项工作均处于有效的管理和监控，强调了工作管理的计划、控制、监督和决策辅助能力，可对组织内的各项事务活动过程进行网上办公、协同处理，实现真正意义上的办公自动化。
•一个统一的通讯平台。建立市店内部统
•一个共享的信息发布平台。为信息发布、交流、收集及管理提供一个有效的场所，使各种信息能及时在市店内得以传播、共享和利用，使其成为市店对外宣传、内部经验交流、综合信息服务的窗口。
•一个高效的协同工作平台。实现市店内部无纸化办公和各项工作、日常事务的高度自动化管理，将传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任务的扁平式管理模式，提高工作的监控、管理和辅助决策能力。变革市店传统纸质公文办公电子化流转审批方式;变革传统的日常办公方式，跨越办公地点和时间的限制，有效降低办公费用、劳动强度和出错率。
•一个知识管理平台。实现日常文字、数据、信息处理与传递的自动化;实现市店内各部门间信息的网络化管理，充分利用市店已拥有的各种信息资源、专家技能，改进市店整体的创新能力、快速响应能力、提高工作效率和员工的技能素质。
•一个含盖日常行政事务管理的平台。提供可扩展的各种业务辅助办公模块，增强办公自动化应用和管理范围。
•一个实现远程办公、移动办公的平台。实现市店与全市各网
系统功能扩展与升级
在建设系统的过程中，我们发现目前办公系统已经不再是简单的将办公流程电子化，而是逐步渗入内部管理的发展变革过程中，更加贴近管理变革过程中各阶段的实际需求。办公自动化已经演变为以知识管理、资源管理、流程管理、电子协作等为主要核心内容的企业综合办公信息系统。合强OA2000办公自动化软件以其先进的技术架构和技术特点灵活应对市店不断变化和完善中的需求调整，充分体现了其可规划、可定制、可管理、可扩展等特性。目前，市店的日常事务处理和办公过程已全部计算机化，每天都有近2000多条新信息产生或传递中，已成为市店不可或缺的办公平台，发挥着重要的作用。
随着信息技术发展和管理进步，办公自动化系统也在经历着提升和改善，2002年7月，市店与合强软件公司共同制订了办公自动化系统升级方案，当月底，即完成了系统由合强OA2000办公自动化软件(V2.2版)向合强智能办公系统V3.0的升级和功能提升工作，该过程采用了合强软件公司提供的产品升级工具软件，利用非上班时间迅速完成系统升级过程，确保正常的工作秩序。
新系统最大特点是面向Intranet应用，完全支持Internet标准，提供B/S和C/S两种运行模式，减少了客户端维护量，用户操作更简单更智能。同时，该系统进行了内核结构的全面优化升级，开放性和扩展性强，具有更灵活的自由定制和二次开发空间。该系统继承了合强软件一贯坚持的通用性、实用性、稳定性、安全性和扩展性等优点，在应用需求、模块功能、架构体系、维护管理等方面更为合理、科学，布署更快捷，针对市店内部多数用户的使用调查报告显示，新系统受到使用者的普遍认同和欢迎。
办公自动化引领市店进入协同办公新境界
从系统实现内容上看，在日常办公、工作管理等各个方面，市店均实现了信息化管理，有效地整合了内部资源，提升整体效率，形成内部统一的综合信息平台。
从系统运作效率上看，信息发布与获取更实时;文件传送更快捷，维护更方便;工作更有序规范，过程更透明，管理更科学，可视性、可监控性更高;减少了中间环节，优化了业务流程，强调过程控制和协调能力的改进，增强整体协同能力。
从员工满意程度上看，系统功能实用、易于掌握，界面友好，具很好的亲和力;同时，市店员工更明确自己的工作职责和内容，比以往能更及时获取信息支持;提升了员工掌握先进信息技术的热情，调动了积极性，激发参与意识;减少了出错率，降低工作难度和强度，避免无效劳动和重复劳动，提高了员工的专业素质。
从系统投资回报上看，实施周期短，见效快，实现了无纸化办公，节省了办公费用，提高整体工作效率，促进管理进步，增强了整体的快速反应能力，信息化建设和应用水平有了新飞跃。新技术的应用还带了不可预期的各种长期隐性效益，也提供了未来进一步整体能力提升和效益增长的支柱。
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